“Nezaket bir bakış, bir gülümseyiş, bir selamdır. Nezaket insaniyeti sergilemenin en temel, en kolay biçimidir”. – İskender Pala
Günümüz iletişim çağıdır ve insanlarla iletişimin olduğu her yerde görgü çok önemlidir. Çünkü görgü saygının en güçlü göstergelerinden biridir. Ayrıca görgüyle kişi üzerinde bırakılan olumlu izlenim etkili bir prestijdir.
Görgü kuralları bir toplum için var olan ve uyulması gereken saygı, ahlak ve nezaket kuralları bütünü olarak tanımlanabilir. Toplumu oluşturan insanlar arasında uygulanan bu kurallar ahlak, saygınlık ve nezaket göstergesi olup değişik topluluklar içerisinde de farklılık gösterir. Örneğin; konser, tiyatro, iş ortamı vb.
Protokol kurallarının önemli bir kısmı da görgü ve nezaket kurallarını içerir. Söz konusu kurallar iş ortamında “kurumsal nezaket kuralları” olarak ifade edilmektedir. Kurumsal nezaket kuralları genel olarak iş ortamında uygulanması gereken kurallar olup konularına göre çeşitlendirme yapılabilmektedir. İş yerindeki davranışlardan, toplantı kültürüne, davetlere, iş yemeklerine, yazı diline, telefondaki iletişime kadar geniş bir yelpazeyi kapsar. İş hayatı içerisinde bu kuralların varlığı etkili ve şiddetsiz iletişimin önemli bir aracı olarak düşünülebilir.
Kültürler arası değişen kurumsal nezaket kuralları değişik kültürlere göre değişik şekiller alabilmektedir. Nazik bir kültürü olan Japonlar için söz konusu kurallar iş hayatının önemli değerleridir. Japonlarla iş yapabilmenin ilk kuralı nezaket sahibi olmaktır. Örneklemek gerekirse, Japonlar kartvizitlerini tek elle uzatmazlar ve bir tören havasında takdim ederler. Bu şekilde karşıdaki kişiye değer verdiklerini gösterirler. Kartlarını diğer kartın altına koyarlar. Misafirleri oturmadan oturmazlar. Bir kimsenin ofisine girmeden önce kapıyı 3 kez çalarlar. Asansöre düzenli bir sırada inip binerler. Misafirleri içmeden çay ya da kahve içmezler. Sosyalleşme içerisinde olmayı severler.
Ortadoğu ülkeleri namaz saatleri arasındaki dilimlerde toplantı yaparlar. Misafirperverdirler. Misafirlerini mutlaka iş yemeğine götürürler. Tokalaşma yaygındır. İş görüşmelerine geçmeden önce çay kahve eşliğinde bolca sohbet ederler.
Avrupa ülkelerinde ise randevuya sadık kalmak önemlidir. İş yemeğine gidilir ve yemekler uzun sürer. Masa adabı ve iş kıyafeti önemlidir. Tokalaşmaya önem verirler.
Günümüzde hızlı bir şekilde gelişen ve değişen kurumsal hayat içerisinde dikkat edilmesi gereken belli başlı nezaket kurallarını şu şekilde sıralayabiliriz;
- Çalışan kişiler birbirlerine saygı ve mesafe göstergesi olarak bay ya da
bayan ön takısı kullanarak hitap etmelidir.
- E-posta yazma kurallarına uygun postalar yazılmalıdır
- Diğer çalışanların çalışmasını engelleyecek ya da dikkatini dağıtacak
şekilde gürültüden kaçmalı, ölçülü bir ses tonuyla konuşulmalı ve aşırı
gülünmemelidir.
- İşyeri telefonu özel aramalar için kullanılmamalıdır.
- Diğer çalışanları rahatsız edecek şekilde yiyecek içecek çalışma ortamına
getirilmemelidir.
- Uzaktan bağırarak değil ilgili kişinin yanına gidilerek konuşulmalıdır.
- Sabah günaydın, akşam iyi akşamlar denilmelidir.
- Biriyle tanışırken ya da birisi giderken ayağa kalkılmalıdır.
- Tanıştırma esnasında kişi ismiyle takdim edilmelidir.
- Hata yapıldığında hoşgörülü olunmalı, olgunluk korunmalıdır.
- Sade, temiz, uyumlu ve ortama uygun kıyafetler tercih edilmelidir.
- Kişisel temizliğe ve çevre temizliğine önem verilmelidir.
- İşe gidiş geliş saatlerine ve randevu saatlerine riayet edilmelidir.
- Biri uyarılacağında toplum içinde uyarılmamalıdır.
- Oturuşa ve duruşa dikkat edilmelidir.
- Yemek yeme kurallarına uygun davranılmalıdır.
- Hastayken zorunlu olmadıkça işe gelinmemelidir.
- Telefonlar nazik bir dille cevaplanmalıdır.
- Resmi davetlerde teşekkür çiçeği davetten önce ya da en geç bir sonraki
gün gönderilmelidir.
- Davet sonrası teşekkür maili gönderilmelidir.
- E-posta gönderimlerinde hitap ve imla kurallarına uyulmalıdır.
- Kurum ziyaretlerinde saatlerine özen gösterilmeli, randevuya 15 dakika
fazla geç kalınacaksa mutlaka haber verilmelidir.
Değerli Hocalarımızdan Tamer Aksoy, sanal dünyada da geçerli olan görgü kurallarından aşağıdaki ifadeyle bahsetmektedir;
“Çağımızın nezaket ve görgü kurallarıyla ilginç saptamaları olan Ehrlich ve Bartz nezaket kurallarının sanal dünyada da geçerli olduğunu düşünüyorlar. Listelere onların katkılarını da eklemek istedim. Yüz yüze ilişkilerimizde de sanal ortamdaki ilişkilerimizde de düşünceli davranmanın, empati kurmanın son derece önemli olduğunu, görgülü olmanın sadece biçimsel değil, öze ilişkin bir konu olduğunu düşünüyorum”.
“Görgüsüzlük” olarak ifade edilen aşağıdaki maddelerin dikkatlice okunması gerekmektedir.
- Ayak üstü tanıştırıldığınız birisine, ertesi sabah sosyal paylaşım sitelerinde
arkadaşlık isteği göndermek.
- Fotoğraf albümlerimizdeki kişileri kendilerine sormadan yayımlamak ya da
isimlendirmek.
- Twitter da arkadaşlarınızla sohbet etmek
- Resmi ilişki içerisinde olduğunuz insanlarla sanal alemde gereksiz bir
samimiyet içerisine girmek.
- Sosyal paylaşım sitelerini içinizi boşaltmak ya da mahrem dünyanızı
paylaşmak için kullanmak.
- Arkadaşınıza kişisel bir not iletmek için Facebook’u kullanmak.
- Takma bir adın arkasına gizlenip Twitter’da, Facebook vb.kavga etmek,
şiddet kurmak.
- Toplu mail gönderirken kişilerin mail adresini gizlememek.
- Sizi arayan ya da e-posta gönderen kişilere cevap vermemek.
- Toplumsal bir tartışma yaratmak amacını taşımayan e-postalarda sadece
göndereni yanıtlamak yerine toplu cevap vermek.
- Gelen bir e-postayı oluşturduğunuz arkadaş listesine hiçbir filtre
kullanmadan doğrudan iletmek. “
Kurumlarca bu konuya gereken hassasiyet gösterilirse kurum içinde ve dışında sağlıklı iletişimin ve etkileşimin yolunun açılması sağlanabilecektir. Her kurum yukarıda bahsedilen genel kurallar dışında değişen ve gelişen şartlara bağlı olarak kendi kurallarını yazıp yayımlayabilir. Kurumsal İletişim ve İK Yönetmeliklerinde de söz konusu konuya detaylıca yer verilebilir. Kurumsal hayat içerisinde yer alan her birey çalıştığı kurum içerisinde bu kurallara uymaya özen göstermeli ve örnek teşkil etmelidir.
Saygı, Ortama Uygun Nezaket ve Görgü İşidir.
Teşekkür etmeyi ve nezaketli olmayı hayatımızın vazgeçilmezleri arasına almak dileğiyle…
Tavsiye Kitap:Gökhan Dumanlı-İşte Farkı Sen Yarat
Nurten Kılıçparlar
Yönetici / Eğitmen/ Koç